会社が急速に成長している場合、会社の電話システムの規模を超えている可能性があります。
一度に多くの電話に対応できないと、売上が低下し、顧客体験が損なわれます。複数回線電話システムは、通話の保留などの重要な機能を提供します。
最も良い点は、電話ジャックを追加したり、電話番号を変更したりする必要がないことです。を設定するにはいくつかの方法がありますビジネスフォンシステム複数の回線をサポートします。
このガイドは、ニーズに合った適切な複数回線電話システムを見つけるのに役立ちます。
- 複数回線電話システムとは何ですか?
- 複数回線の電話システムはどのように機能しますか?
- 複数回線対応電話の種類
- 複数回線の電話システムをセットアップする方法
- 高度な電話システム機能
- 複数回線の電話システムの利点
複数回線電話システムとは何ですか?
複数回線の電話システムを使用すると、2 つ以上の通話を同時に処理できます。これにより、従業員は通話を保留し、内線または外線の番号にダイヤルし、回線に戻ることができます。
複数回線の電話機は、一度に 1 つの通話しか維持できない単一回線の電話機とは異なります。同様に、彼らには 1 つの電話番号が割り当てられています。回線が使用中の場合、発信者はボイスメールまたは話中信号に誘導されます。
新しい従業員を雇用して顧客ベースを拡大する場合、単一行のアプローチは成長の妨げになります。
企業は、次の 2 つの主な方法のいずれかで複数回線電話システムをセットアップできます。
- オンプレミスの複数回線電話システム– この老朽化した社内電話システムには通信機器が必要です。例としては、構内交換機 (PBX) やキー システム ユニット (KSU) などがあります。どちらも管理するには多くの技術的スキルが必要です。
- クラウド型多回線電話システム– この最新の電話システムはクラウド内に存在し、電話機が使用できる無制限の電話回線を提供します。クラウド電話システムでは、ユーザーが現場にいてダイヤル トーンを鳴らす必要はありません。この例には、新しい VoIP 電話サービスや一部の IP PBX が含まれます。
企業経営者は、従来の電話システムを設置した後、ほとんど触ることはありませんでした。ほとんどの場合、複数の回線と電話番号を備えた 1 つのデバイスでビジネス ニーズが満たされました。
一度に、PBXシステムセットアップとメンテナンスが手頃な価格でした。テクノロジーが進化するにつれて、資格のある技術者が不足してきました。ハードウェアと才能により、これらを維持するにはかなりの費用がかかります。また、リモートで作業するための重要な機能も欠如しています。
クラウドベースの複数回線電話システムは、Voice over Internet Protocol (VoIP） テクノロジー。この新しい電話システムは、別個の回線ではなくインターネット接続を使用して動作します。これらの電話システムは、あらゆる規模の企業にとって、より機能的でコスト効率が高くなります。
複数回線の電話システムはどのように機能しますか?
複数回線の電話システムは、個別の内線を持つ内部電話ネットワークを作成します。この機能により、オペレータは着信通話を保留し、他の内線のリアルタイムのプレゼンスを確認できます。
従来型とクラウドベースの 2 種類の電話システムは、複数の電話回線をサポートします。それぞれのタイプの電話システムの違いを理解しておく必要があります。
従来の複数回線電話システム
アナログ複数回線電話システムには 2 つの種類があります。
1 つ目は、既存のワイヤを使用して 1 つの固定電話が 2 回線の機能を提供する場合です。黄色と黒のワイヤを使用して、これらを電話ジャックに配線します。使用するには電話会社から追加回線の料金を支払う必要があります。アナログハンドセットは、フラッシュ ボタンを使用して回線を切り替えたり、通話を保留したりできます。
2 番目のタイプは構内交換機です。またはPBX略して。基本的な固定電話またはトランクを介して複数の電話回線を受け入れます。これらは、ボイスメール、通話転送、スピーカーフォンなどの電話機能を提供します。外線に接続するために 9 をダイヤルする必要がある場合は、PBX を使用します。
着信回線が使用中の場合、発信者は話中信号を受信します。この制限は、成長する必要があるビジネスにとって顕著な懸念事項です。
従来の電話システムには、複数の回線を受け入れることができる固定電話が必要です。これらの電話には、ヘッドセットやコードレス電話(DECT) 機能。しかし、その人気は、その代替手段である VoIP に押されて低下し続けています。
クラウド内で実行される複数回線の電話システムは、VoIP システムと PBX システムの両方の長所を提供します。内部を見て、それらがどのように機能するかを見てみましょう。
クラウドベースの複数回線電話システム
従来の電話システムの後継となるのがクラウド電話システムです。無制限の拡張性を備えた複数回線機能を提供します。さらに、需要の高いビジネス機能が多数組み込まれています。
これはどのようにして可能でしょうか?
このタイプの複数回線電話システムは、Voice over Internet Protocol を使用します。 VoIP を使用して地元の電話会社を完全にバイパスします。として信頼できるビジネス VoIP プロバイダー, Nextiva は、優れた稼働時間を持つ完全な電話システムをクラウドで提供します。
クラウド電話システムは通話をデータ パケットに変換します。それらを近くのデータセンターに送信します。ほんの数ミリ秒のうちに、IP 電話は音声を聞こえる音に変換します。 VoIP プロバイダーは、ビジネス クラス ユーザー専用の仮想 PBX を提供します。
複数回線の電話システムに関しては、「仮想」が重要な違いです。
内線電話は物理的な電話回線ではありません。電話ジャックもありません。これらは、クラウド PBX が通話をキューに入れたり、コール パーキングを提供したりするための論理表現です。 1 回線あたり最大 525 件のコールをキューに入れることができます。それはたくさんの電話です！
信頼できるインターネット接続がある限り、必要な数の回線を使用できます。
複数回線電話の種類 (および使用例)
会社に最適な携帯電話を選ぶのは運任せである必要はありません。複数回線電話システムで使用できる電話機にはいくつかの種類があります。行数が多ければ多いほど良いというわけではありません。
回線数に基づいて電話機を例とともに分類しました。
2回線電話
2 回線電話システムは、通話量が予測可能な小規模企業に最適です。
2 つの回線を使用できる企業のユースケースの例は次のとおりです。
- 個人事業主1 つのラインは販売用、2 番目のラインはサービス用です。
- 小規模オフィス従業員が 2 人いるため、それぞれに 1 つの回線があります。
- 小規模小売店着信を受け入れるための回線と管理用の 1 つの回線。
2行を見つけることができますVoIP固定電話約80ドル。 Poly VVX 150 は、予算が限られている方に最適です。
4回線電話
従業員が通話を保留してウォーム転送する必要がある場合は、4 回線電話が最適です。
4 回線電話の使用例を以下に示します。
- 小規模代理店営業担当者とアカウントマネージャーが顧客からの電話に応答します。
- カスタマーサービスチームサポート担当者が顧客、ベンダー、従業員に折り返し電話します。
- 受付係複数の着信に応答して転送する必要があります。
4 回線電話の価格は、1 台あたり約 160 ドルからです。 Poly VVX 250 または Cisco IP Phone 6851 は、ヘビーデューティーな用途に最適です。VoIP電話。
6～12回線の電話機
次の層の複数回線電話は、性能の低い VoIP 電話よりも優れたパフォーマンスを提供します。標準の電話機よりも高速なチップセット、より多くのメモリ、さらにカスタマイズ性が優れています。このレベルでは、ラインプレゼンスやソフトキーなどの高度な機能が提供されます。
これらは、次のビジネス ニーズに最適なオプションです。
- エグゼクティブアシスタント誰が幹部の回線ステータスを確認し、知る必要があるのか。
- チーム監督者複数の通話を一度に監視する必要がある人。
- 上級アカウントエグゼクティブ管理者に在庫と価格を確認する必要がある人。
5 回線を超える固定電話は、通常 250 ドルを超えます。費用対効果の高い Nextiva X-885 VoIP 電話機は、わずか 190 ドルで 12 回線をサポートします。
究極の柔軟性を求めるなら、Nextiva X-835 VoIP 電話をお試しください。ビジネスフォン システム愛好家のリッチ王子によるレビューは次のとおりです。
ビデオ: Rich Technology Group による Nextiva X-835 デバイスのレビュー
電話回線の数は柔軟に対応可能
利用可能な電話回線数が事前に定義されている電話機を選択するのは難しいですか?あなたは自分のことを理解しなければなりませんビジネスコミュニケーションニーズを把握し、将来の要件を予測します。
会社が使用する回線の数に関係なく、より多くの処理能力を備えた電話機を使用する方が常に良いです。これらの電話機に必要な配線は 1 本だけなので、設置が簡単であることを指摘することが重要です。
一年のほとんどは 4 つの電話回線が必要ですが、繁忙期には最大 10 回線が必要な場合はどうすればよいでしょうか?
従来の電話システムでは、通話量を迅速に増やすことができません。また、採用を積極的に行っている場合は、回線を追加して新しい端末を購入する必要があります。
ここがホスト型 VoIPニーズが変化した場合は、管理ダッシュボードから直接電話回線を追加できます。
新しい携帯電話を購入する代わりに、ビジネスフォンアプリスマートフォンで。ドーン、完了！
複数回線の電話システムをセットアップする方法
従来の電話システムのルートを採用する場合は、すべての回線を電話会社に設置してもらう必要があります。また、オンプレミス PBX とすべてをセットアップする技術者のために多額の予算を確保する必要もあります。 PBX と接続できるように固定電話を構成する必要があります。
クラウドベースの複数回線電話システムは、より簡単な代替手段です。必要なのはインターネット接続だけで、所要時間はわずか 20 分です。
セットアップするための 4 つのステップは次のとおりです。仮想電話システム複数行で:
- ビジネスフォンサービスを選択してください。ビジネス ニーズに基づいてプランを選択してください。 Nextiva にはさまざまな製品があります。電話プラン強力な機能が満載です。無料で試してみることもできます。
- 電話の内線番号を割り当てます。管理ポータルで、各チーム メンバーの内部拡張機能の追加を開始できます。これにより、内線ダイヤルや通話転送が簡単になります。
- 電話での挨拶を録音します。カスタムの挨拶をアップロードするか、携帯電話 (またはコンピュータ) から録音します。人々があなたの会社に電話をかけてきたときに、永続的な第一印象を残しましょう。
- 電話の発信と応答を開始します。VoIP 電話をまだお持ちでない場合は、到着するまで待つ必要はありません。 iOS または Android スマートフォンから始めましょう。ソフトフォンアプリ。
1 時間以内に複数回線の電話システムが完成します。 Nextiva の VoIP 電話にはすべての設定が装備されているため、接続する必要があります。
複数回線電話システムの高度な機能
複数回線の電話システムで何ができるのでしょうか?複数の内線電話よりもはるかに多くの機能を提供します。一部の機能は、オンプレミス PBX とクラウド電話システムの間で異なります。
頂上に飛び込みましょうVoIP機能複数回線の電話システムに入れておきたいでしょう。
1) 自動応答
アン自動応答発信者のキーパッド入力に基づいて、着信通話を適切な担当者またはチームに転送します。
自動応答を使用すると、待ち時間が短縮され、顧客エクスペリエンスが向上します。また、会社の規模に関係なく、プロフェッショナルなビジネスのイメージを伝えることもできます。
これらの既成品のおかげで時間を節約できます自動応答スクリプト。
2) 通話保留と通話パーキング
通話保留を使用すると、通話を一時停止して、同僚と話したり、別の電話に応答したりできるようになります。コールパーキングと似ていますが、保留した通話を他の人が取り出せるという追加の利点があります。
通話を保留および保留すると、すべての顧客からの通話を解決できるという利点があります。また、保留中の音楽発信者を魅了し、支払いオプションなどのカスタム メッセージをアナウンスします。
3) 通話分析
通話量を測定し、それをビジネス活動に関連付けることは、組織の規模を拡大するのに役立ちます。 Nextiva のビジネスグレードインターネット電話サービスリアルタイムの通話データとビジネス分析を表示します。
一目でわかるように、スーパーバイザーはレポートを表示し、リーダーやスタッフが最高のパフォーマンスを発揮できるようにカスタム ダッシュボードを作成できます。
4) 電話の転送
のコール転送この機能を使用すると、通話を任意の電話番号またはデバイスに転送できます。プロバイダーによっては、通話をボイスメール、固定電話、または携帯電話にルーティングすることもできます。
電話転送は、外出時も含めて業務を継続するのに役立ちます。不在着信やビジネスチャンスの逃しをなくすことができます。
5) コールルーティング
コールルーティングは、定義した基準に基づいて着信通話を任意の人に転送する VoIP 機能です。このロジックには、時刻、発信者 ID、および自動応答の選択が含まれます。
次のポリシーのいずれかを使用して、通話をチームにルーティングできます。
- ラウンドロビン：通話はチーム全体に均等に分散されます
- 通常：電話は時系列順に応答されます
- ユニフォーム：電話は最も長く対応していたエージェントにつながります
- 同時に：すべての電話が鳴り、最初に応答したエージェントが電話に出る
- 重み付け:各エージェントにルーティングされる通話の比率を設定します
6) ビジネスボイスメール
時間通りに電話に出られない場合は、発信者がボイスメールを残せるようにしてください。これは、潜在的なリードや顧客を喜ばせるチャンスを失うことがないことを意味します。そうしないと、彼らは競合他社に目を向ける可能性があります。
ビジネスボイスメールも送信可能ボイスメールのトランスクリプト電子メールまたはテキストメッセージに送信します。タイムリーにフォローアップできるように、ボイスメールを常に把握してください。
7) スクリーンポップ
スクリーンポップ電話が鳴った瞬間に発信者に関するリアルタイムの情報を表示します。 Nextiva の Call Pop は、顧客の感情や過去のやり取りなどのデータを明らかにします。これを CRM と統合することで、顧客エクスペリエンスが次のレベルに引き上げられます。
8) フリーダイヤル
ビジネス用フリーダイヤル番号全国的な存在感を得るのに役立ちます。フリーダイヤル番号には、固定電話の発信者に料金がかからない市外局番 800/888/866 が付いています。
視聴者との信頼を確立し、マーケティング キャンペーン全体で着信を追跡します。 1-800-CONTACTS などのフリーダイヤル番号を取得して、さらに強力なブランドを構築することもできます。
9) 電話会議
電話会議を使用すると、電話またはインターネット接続を使用して会議を開催できます。電話会議は最新の電話システムの定番ですが、通常は固定電話セットアップのアドオンです。
電話会議高価な PBX やサードパーティ サービスを使用せずに参加者を集めます。同僚、パートナー、顧客との生産的な会議を楽しむことができます。クラウドベースの VoIP ソリューションにより、参加者も HD 通話品質を体験できます。
10) 通話録音
電話を録音すると、チームの説明責任とトレーニングの機会が高まります。見込み顧客と顧客エクスペリエンスに関する強力な洞察を発掘します。
大量のコールセンターから適応され、VoIP通話録音カセットや機材は必要ありません。この機能をカスタマイズして、すべての通話、選択したユーザー、またはオンデマンドを録音します。
複数回線の電話システムの利点
複数回線の電話システムの利点についてまだ理解していただく必要がありますか?ここでは考慮すべき特典をいくつか紹介します。
コストの削減
クラウド電話システムのルートをたどることは、チームに複数の電話回線を提供する最良の方法です。
Plain Old Telephone System (POTS) に基づく固定電話システムの料金は、1 回線あたり平均 50 ドルです。通常、その通話プランは市内通話のみを対象としています。また、現在企業が使用しているビジネスフォン機能もありません。
企業が AT&T、Verizon、CenturyLink、Frontier などからクラウドに移行していることは周知の事実です。通信コストを最大 65% 節約しています。
VoIP を利用した電話システムの料金は、1 回線あたり毎月 20 ドル未満です。また、設置、PBX サーバー、通話料の支払いも不要です。無制限の通話。
信頼性
電話システムは信頼性が高く、安全である必要があります。オンプレミスの電話システムでは、停電やネットワークの停止に対して脆弱になります。
VoIP 電話システムは、冗長性を確保するために複数のデータセンターに依存しています。電話インフラに何が起こっても、ビジネスは中断されることなく機能します。
さらに、トップ サービス プロバイダーは、PCI、SOC 2、およびヒパア。セキュリティ監査を心配するのではなく、顧客に焦点を当てましょう。万歳！
柔軟性
リモートで雇用したり、新しいオフィスを開設したり、ハイブリッドな労働力に切り替えたりしているとします。その場合、従業員がどこからでも働ける電話システムが必要になります。
従来の複数回線の電話システムでは、電話がオフィスに限定されていました。コミュニケーションが困難になるのは、リモートで働く。
クラウドベースの電話システムにより、チームに必要なツールを柔軟に提供できます。携帯電話とインターネット接続の便利さを利用して仕事を行うことができます。
スケーラビリティ
会社が成長しており、テクノロジーが邪魔をしたくない場合は、クラウドVoIPシステムが最善策です。電話回線を簡単に追加できます。同じ電話システムにさらに場所を追加することも、技術的なスキルがなくても実行できます。
需要が急増したり従業員数が増加したりしても、電話サービスが妨げになることはありません。カスタマー サービス チームを拡張する別の方法として、コール キューイングを検討してください。
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快適
複数回線の電話システムにより、あなたとあなたの従業員の生活が簡素化されます。生産性が向上し、会社を前進させることができます。
自動応答やフリーダイヤル番号などの機能のおかげで、顧客からの信頼を獲得できます。をセットアップする必要がある場合は、インバウンドコールセンター、1日以内にそれを行うことができます。
電話会社のせいであなたが立ち往生する時代は終わりました。サポートが必要な場合は、24 時間年中無休でお問い合わせください。
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ビジネスフォン システムを選択するときは、現在と数年後のニーズを考慮してください。顧客と対話する理想的な方法は何ですか?コミュニケーション プラットフォームが成功を左右する可能性があります。
オンプレミスの複数回線の電話システムは可能性を制限する可能性があります。コストが増加し、チームが必要とする高度な機能が利用できなくなるため、足かせとなります。
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